Richtlijnen voor het verlenen van toestemming gebruik sportaccommodaties bij evenementen
Indien door een organisatie een verzoek wordt ingediend voor het houden van een niet sport gerelateerd evenement in een sportaccommodatie, dan wordt dit verzoek getoetst aan de volgende richtlijnen:
- Een evenement mag in verband met de bestemming alleen in de sportaccommodaties de Opperdam en de Seinpaal plaatsvinden. Deze sportaccommodaties hebben in het bestemmingsplan een bestemming ev. (evenementen). In andere sportaccommodaties mogen derhalve geen evenementen worden gehouden.
- Er zijn voor het evenement geen alternatieve locaties binnen de gemeente Edam-Volendam (beschikbaar).
- Er mogen per jaar maximaal 4 niet sportgerelateerde evenementen plaatsvinden in de Opperdam en de Seinpaal te samen,waaronder in ieder geval de volgende evenementen:
- De Sinterklaasshow
- De Koningsdagrommelmarkt
- Topsportgala
- 4. Een lustrum van een in de gemeente gevestigde rechtspersoon.
Indien één van voornoemde evenementen in een jaar niet doorgaat, kan daarvoor in de plaats een ander niet sportgerelateerd evenement worden gehouden, met dien verstande dat het maximumaantal van 4 niet wordt overschreden.
Sportactiviteiten en onderwijs dienen voorrang te krijgen op evenementen. Verplaatsing van sportactiviteiten of onderwijs naar een andere accommodatie of het aanbieden van een ander alternatief kan mogelijk te zijn. Hiervoor is in ieder geval schriftelijke instemming van de oorspronkelijke gebruiker vereist.
- Een aanvraag dient per jaar te worden ingediend tussen 1 april en 1 juni van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de aanvraag wordt ingediend, of, indien 1 april in het weekend of op een feestdag valt, de eerstvolgende werkdag daarop volgend. Aanvragen die voor of na voornoemde periode worden ontvangen, worden niet in behandeling genomen.
- Indien er meerdere aanvragen zijn ontvangen, worden onderstaande stappen doorlopen, waarbij bij elke stap aanvragen kunnen afvallen.
a. Gelegenheid bieden tot aanvulling van onvolledige aanvragen.
Het komt regelmatig voor dat alleen een datum, tijd en plaats wordt doorgegeven. Aanvragen dienen zodanig uitgewerkt te zijn dat er een goed oordeel gevormd kan worden over het aangevraagde evenement. Aanvragen die niet binnen de afgesproken termijn zijn aangevuld, worden niet verder in behandeling genomen.
b. Toets aan doelstellingen gemeente.
Vervolgens worden de aanvragen getoetst aan de gemeentelijke doelstellingen, zoals alcoholmatigingsbeleid, jeugdbeleid etc. Aanvragen die, zulks ter beoordeling van het College, passen binnen deze doelstellingen, prevaleren boven aanvragen die niet of in mindere mate binnen de gemeentelijke doelstellingen passen.
c. Ervaringen uit het verleden met evenement(en) georganiseerd door de aanvrager.
Het gaat hier om ervaringen met door de aanvrager georganiseerde evenementen; hoe zijn de evenementen verlopen, hoe zijn de evenementen geëvalueerd, zijn er overtredingen geconstateerd etcetera.
d. Loten.
Wanneer bovenstaande afwegingen er in resulteren dat er nog steeds meerdere aanvragen zijn, dan wordt er via loting een keuze gemaakt tussen de resterende aanvragen.
- Bij niet sportgerelateerde evenementen kan alleen dan zwakalcoholhoudende drank worden verstrekt, indien daarvoor een daartoe strekkende ontheffing o.g.v. artikel 35 Drank- en Horecawet is aangevraagd en verleend. Het aanwezig hebben en verstrekken van sterke drank is niet toegestaan.
- Hinder dient zoveel mogelijk beperkt te blijven qua tijdsduur. De op- en afbouw rondom het evenement dient binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek plaats te vinden, nader te regelen in de evenementenvergunning.
- De aanvrager van het evenement is te alle tijde verantwoordelijk voor de mogelijke kosten die voortvloeien uit het vrijmaken van de accommodatie.
- In zeer uitzonderlijke gevallen, zulks ter beoordeling van het college, kan in afwijking van voornoemde regels een sportaccommodatie in gebruik worden gegeven. Dit is slechts mogelijk indien er sprake is van dringende omstandigheden die in redelijkheid niet waren te voorzien en die nopen tot het gebruik van een sportaccommodatie en voorts voldoende is aangetoond dat er geen alternatieve gelegenheid beschikbaar is.
Het verlenen van toestemming voor het gebruik mogen maken van een accommodatie voor het organiseren van een evenement, laat onverlet dat daarvan slechts gebruik kan worden gemaakt indien daarvoor een evenementenvergunning op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening is verstrekt en wordt voldaan aan de brandveiligheidseisen krachtens de Brandbeveiligingsverordening, het Gebruiksbesluit of de Wabo en overige wet- en regelgeving.
Deze richtlijnen treden in werking de dag na bekendmaking.
Deze richtlijnen kunnen worden aangehaald als ´Richtlijnen voor het verlenen van toestemming gebruik sportaccommodaties bij evenementen´.