Participatiekompas

Introductie: u gaat participeren

U wilt een initiatief realiseren in de gemeente Edam-Volendam. Mogelijk heeft uw initiatief gevolgen voor inwoners, ondernemers, organisaties of de omgeving.

De gemeente vindt het belangrijk dat belanghebbenden, waar dat passend is, tijdig worden betrokken. Goede participatie helpt om belangen, zorgen, ideeën en kansen vroegtijdig in beeld te krijgen. Dat draagt bij aan betere plannen en duidelijkere keuzes.

Met dit Participatiekompas wordt u stap voor stap geholpen om na te denken over uw participatie. U krijgt geen verplicht stappenplan, maar een praktische leidraad die u helpt bewuste keuzes te maken.

Aan het einde ontvangt u een samenvatting en advies. Dit kunt u bewaren of gebruiken als onderbouwing bij uw initiatief of aanvraag.

Doorloop het participatiekompas stap voor stap (onder constructie)

Is participatie passend bij uw initiatief?

Kan uw initiatief gevolgen hebben voor anderen? Verplicht
Hulp

Waarom stellen wij deze vraag?

Participatie is vooral van waarde wanneer een initiatief gevolgen kan hebben voor anderen.

Denk daarbij niet alleen aan directe omwonenden. Ook ondernemers, verenigingen, gebruikers van een locatie, bezoekers of andere betrokkenen kunnen gevolgen ervaren.

Vraag uzelf bijvoorbeeld af:

  • Verandert er iets voor anderen?
    Kunnen mensen hinder of voordeel ervaren? 
  • Heeft mijn initiatief invloed op het gebruik van een locatie, voorziening of omgeving?
    Kan mijn initiatief verschillende belangen raken?

Twijfelt u? Doorloop dan het Participatiekompas. De volgende stappen helpen u om de impact van uw initiatief verder in beeld te brengen.

U geeft aan dat uw initiatief gevolgen kan hebben voor anderen. Dat betekent niet automatisch dat uitgebreide participatie nodig is. Wel is het belangrijk om bewust na te denken over welke gevolgen kunnen optreden, wie u wilt betrekken en waarom. In de volgende stappen helpt het Participatiekompas u om deze afweging zorgvuldig te maken.

U verwacht dat uw initiatief geen of slechts beperkte gevolgen heeft voor anderen. Controleer in de volgende stappen of deze inschatting past bij de aard en omvang van uw initiatief. Ook wanneer de gevolgen beperkt zijn, kan informeren een passende vorm van participatie zijn.

Het is niet altijd direct duidelijk welke gevolgen een initiatief kan hebben. Dat is heel begrijpelijk. In de volgende stappen brengt u de mogelijke gevolgen en belanghebbenden verder in beeld. Op basis daarvan kunt u uw afweging rondom participatie beter onderbouwen.

Begrijp uw initiatief 

Voordat u kunt bepalen hoe u participatie wilt vormgeven, is het belangrijk om eerst helder te hebben wat uw initiatief inhoudt.

In dit onderdeel brengt u uw initiatief kort in beeld. Dit vormt de basis voor de volgende stappen, waarin u de mogelijke gevolgen van uw initiatief en de betrokken belanghebbenden verder in beeld brengt.

Voorbeeld

  • “Wij willen een appartementencomplex met 24 woningen realiseren aan de Julianaweg in Volendam.”
  • “Wij willen een ontmoetingsplek voor jongeren realiseren bij sportpark De Lange Weeren.”
  • “Wij willen een jaarlijks cultureel evenement organiseren op de Kaasmarkt in Edam.”
Hulp

Beschrijf uw initiatief in een paar zinnen.

Vertel daarbij:

  • wat u wilt realiseren;
  • wat het doel van het initiatief is;
    wat er verandert ten opzichte van de huidige situatie.

Een korte en duidelijke omschrijving is voldoende.

Dank u. Met een duidelijke omschrijving van uw initiatief kunnen we in de volgende stappen bepalen welke gevolgen uw initiatief kan hebben en welke participatie daarbij passend kan zijn.

Voorbeeld

  • “Julianaweg 12, Volendam”
  • “Sportpark De Lange Weeren”
  • “Binnenstad Edam”
  • “Gemeentebreed”
Hulp

Beschrijf zo duidelijk mogelijk waar het initiatief plaatsvindt.

Noem bij voorkeur: 

  • een adres;
  • een straat;
  • een wijk;
  • een gebouw;
  • of het gebied waarop uw initiatief betrekking heeft.

Is uw initiatief niet aan één locatie gebonden? Geef dat dan aan.

De locatie van uw initiatief helpt om in beeld te brengen welke mensen, organisaties of gebruikers mogelijk gevolgen van uw initiatief kunnen ervaren.

In het volgende onderdeel onderzoekt u welke gevolgen uw initiatief kan hebben. Daarmee ontstaat een eerste beeld van de impact van uw initiatief.

Begrijp de impact van uw initiatief

De manier waarop u participatie vormgeeft, hangt af van de impact van uw initiatief.

In dit onderdeel brengt u in beeld welke gevolgen uw initiatief kan hebben en wie daarvan iets kan merken. Daarmee legt u de basis voor de verdere keuzes die u in het Participatiekompas maakt.

Heeft uw initiatief betrekking op de fysieke leefomgeving? Verplicht
Hulp

Waarom stellen wij deze vraag?

Voor initiatieven die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving kunnen aanvullende regels gelden, bijvoorbeeld vanuit de Omgevingswet.

Denk bijvoorbeeld aan initiatieven die invloed hebben op gebouwen, de openbare ruimte, wegen, groen of de inrichting van een gebied.

Uw initiatief heeft betrekking op de fysieke leefomgeving. Voor dit soort initiatieven kunnen aanvullende regels gelden, bijvoorbeeld vanuit de Omgevingswet. Dat betekent niet automatisch dat uitgebreide participatie nodig is. De volgende stappen helpen u om te bepalen welke participatie passend is.

Ook wanneer uw initiatief geen betrekking heeft op de fysieke leefomgeving, kan participatie passend zijn. Kijk daarom vooral naar de gevolgen van uw initiatief voor anderen. In de volgende stappen brengt u deze gevolgen verder in beeld.

Twijfelt u? Kies dan ‘Weet ik niet’. Ook wanneer uw initiatief geen betrekking heeft op de fysieke leefomgeving, kan participatie passend zijn.

Welke gevolgen kan uw initiatief hebben? Verplicht
Hulp
Niet ieder initiatief heeft dezelfde impact. Door stil te staan bij de mogelijke gevolgen krijgt u beter inzicht in de mate waarin participatie wenselijk is.

U heeft aangegeven welke gevolgen uw initiatief kan hebben. Hoe groter de impact van uw initiatief, hoe belangrijker het is om belanghebbenden tijdig en zorgvuldig te betrekken. Kijk daarbij niet alleen naar de omvang van de gevolgen, maar ook naar het aantal mensen of organisaties dat hierdoor geraakt kan worden.

Bepaal het doel van uw participatie

Nu u de mogelijke gevolgen van uw initiatief in beeld heeft gebracht, is de volgende stap om stil te staan bij het doel van uw participatie.

Participatie is geen doel op zich. Door vooraf helder te bepalen waarom u belanghebbenden wilt betrekken, kunt u een aanpak kiezen die past bij uw initiatief én duidelijke verwachtingen creëren over de invloed die belanghebbenden hebben.

Wat wilt u met uw participatie bereiken? Verplicht
Hulp

Waarom stellen wij deze vraag?

Het doel van participatie bepaalt hoe u belanghebbenden betrekt.

Niet ieder initiatief vraagt om dezelfde aanpak. Soms is informeren voldoende. In andere gevallen is het waardevol om ideeën, ervaringen of aandachtspunten op te halen voordat u verdere keuzes maakt.

Door vooraf stil te staan bij uw doel, voorkomt u onduidelijkheid en sluit uw participatie beter aan bij uw initiatief.

U geeft aan dat uw doel is om belanghebbenden te informeren. Informeren is vaak passend wanneer er weinig of geen ruimte is om het initiatief aan te passen of wanneer de gevolgen voor anderen beperkt zijn. In de volgende stap bepaalt u waar nog ruimte is voor invloed.

U wilt reacties, ideeën of aandachtspunten ophalen. Daarmee benut u de kennis en ervaringen van belanghebbenden. Maak vooraf duidelijk waarover mensen kunnen meedenken en hoe u hun reacties gebruikt bij de verdere uitwerking van uw initiatief.

U wilt belanghebbenden laten meedenken over onderdelen van uw initiatief. Dat vraagt om duidelijkheid over welke onderdelen nog beïnvloedbaar zijn en hoe u de ontvangen ideeën meeweegt bij uw verdere keuzes.

U wilt samen met belanghebbenden oplossingen of keuzes ontwikkelen. Dat vraagt om een open proces waarin deelnemers daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen en vooraf duidelijk is hoe gezamenlijke keuzes tot stand komen.

U heeft een ander doel voor uw participatie gekozen. Beschrijf dit zo concreet mogelijk. Een duidelijk doel helpt u om later een passende vorm van participatie en de juiste werkvormen te kiezen.

Bepaal de ruimte voor participatie

Voordat u bepaalt hoe u belanghebbenden gaat betrekken, is het belangrijk om eerst stil te staan bij waarover zij nog kunnen meedenken.

Een goed participatieproces begint met duidelijke verwachtingen. Wanneer vooraf helder is welke onderdelen nog beïnvloedbaar zijn en welke keuzes al vaststaan, voorkomt u onduidelijkheid en teleurstelling.

Waarover kunnen belanghebbenden nog meedenken of invloed uitoefenen? Verplicht
Hulp

Waarom stellen wij deze vraag?

Participatie betekent niet dat alles opnieuw ter discussie staat.

Door vooraf duidelijk aan te geven waar nog ruimte is voor ideeën, suggesties of alternatieven, weten belanghebbenden wat zij van het participatieproces mogen verwachten.

U heeft aangegeven waar belanghebbenden nog invloed op kunnen uitoefenen. Door hierover vooraf duidelijk te communiceren, weten belanghebbenden wat zij van het participatieproces mogen verwachten. Dat voorkomt onduidelijkheid tijdens het proces.

Zijn er onderdelen van uw initiatief die al vaststaan? Verplicht
Hulp

Waarom stellen wij deze vraag?

Niet alles hoeft onderwerp van participatie te zijn.

Sommige keuzes liggen al vast, bijvoorbeeld door wetgeving, beleid, veiligheid, techniek, financiën of eerder genomen besluiten.

Door hierover vooraf duidelijk te zijn, weten belanghebbenden waar wel en geen ruimte voor invloed is.

U geeft aan dat onderdelen van uw initiatief al vaststaan. Benoem deze vooraf duidelijk, zodat belanghebbenden weten waar nog ruimte is voor invloed en waar niet.

Hulp

Bijvoorbeeld:

  • de locatie;
  • het beschikbare budget;
  • wettelijke eisen;
  • de planning;
  • eerder genomen besluiten.

U geeft aan dat er op dit moment nog geen onderdelen vaststaan. Dat betekent dat er mogelijk veel ruimte is om belanghebbenden mee te laten denken. Maak vooraf wel duidelijk hoe u hun inbreng meeweegt bij de verdere uitwerking van uw initiatief.

Twijfelt u hierover? Neem vóór de start van de participatie de tijd om te bepalen welke onderdelen nog beïnvloedbaar zijn en welke keuzes al vaststaan. Dat helpt om duidelijke verwachtingen te creëren.

Kies een passende aanpak

U heeft nu bepaald waarom u wilt participeren, welke gevolgen uw initiatief kan hebben en waar belanghebbenden nog invloed op kunnen uitoefenen.

In deze stap bepaalt u hoe u belanghebbenden gaat betrekken. Kies een aanpak die past bij de aard van uw initiatief, de impact en het doel van uw participatie.

Welke vorm van participatie past het beste bij uw initiatief? Verplicht
Deze vorm past wanneer de ruimte voor invloed beperkt is of wanneer het vooral belangrijk is dat mensen tijdig weten wat er gaat gebeuren
U wilt reacties, ideeën of aandachtspunten ophalen. Zorg ervoor dat vooraf duidelijk is waarover mensen kunnen meepraten en hoe u hun reacties gaat gebruiken.
U wilt belanghebbenden advies laten geven over onderdelen van uw initiatief. Geef vooraf duidelijk aan waarover advies wordt gevraagd en hoe dit wordt meegewogen.
Bij coproduceren kiest u ervoor om samen met belanghebbenden onderdelen van het initiatief uit te werken. Dit vraagt om een open proces waarin deelnemers daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen.
U kiest ervoor om belanghebbenden mee te laten beslissen. Zorg ervoor dat vooraf duidelijk is waarover gezamenlijk wordt besloten en welke randvoorwaarden daarbij gelden.
Hulp

Niet ieder initiatief vraagt om dezelfde vorm van participatie.

Soms is informeren voldoende. In andere situaties is het belangrijk om belanghebbenden actief mee te laten denken of samen keuzes te maken.

Kies de vorm die het beste aansluit bij de impact van uw initiatief én bij de ruimte die u biedt voor invloed.

Hoe wilt u belanghebbenden betrekken? Verplicht

U kiest één of meerdere werkvormen. Controleer of deze werkvormen passen bij de doelgroep die u wilt bereiken. Soms is een combinatie van werkvormen het meest effectief.

Kies één of meerdere werkvormen die passen bij uw doelgroep én bij het doel van uw participatie.

Rond uw participatie zorgvuldig af

Participatie stopt niet nadat u gesprekken heeft gevoerd of reacties heeft ontvangen.

Een goede afronding is minstens zo belangrijk als een goede voorbereiding. Door belanghebbenden terug te koppelen wat u met hun inbreng heeft gedaan, zorgt u voor duidelijkheid en draagt u bij aan vertrouwen in het proces.

Hoe gaat u de uitkomsten van de participatie terugkoppelen aan belanghebbenden? Verplicht
Hulp

Waarom stellen wij deze vraag?

Belanghebbenden willen graag weten wat er met hun ideeën, zorgen of suggesties is gedaan. Ook wanneer u niet alle reacties kunt overnemen, is het belangrijk om uit te leggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.

Hoe wilt u vastleggen wat u met de ontvangen reacties en ideeën heeft gedaan? Verplicht
Een participatieverslag helpt om inzichtelijk te maken hoe het participatieproces is verlopen en wat de resultaten daarvan zijn.
Door de resultaten op te nemen in uw plan of aanvraag ontstaat een compleet beeld van de wijze waarop belanghebbenden zijn betrokken.
Er zijn meerdere manieren om participatie vast te leggen. Belangrijk is dat voor anderen duidelijk is hoe het proces is verlopen.
Denk hier vooraf goed over na. Een goede vastlegging helpt om later inzichtelijk te maken hoe u met de ontvangen inbreng bent omgegaan.
Hulp

Waarom stellen wij deze vraag?

Bij veel initiatieven wordt gevraagd om inzichtelijk te maken hoe de participatie is verlopen.

Door de belangrijkste resultaten vast te leggen, kunt u laten zien dat u zorgvuldig met de ontvangen inbreng bent omgegaan.

Wanneer gaat u de uitkomsten van de participatie terugkoppelen? Verplicht
U kiest ervoor om de uitkomsten binnen één week terug te koppelen. Dat is een korte termijn waarmee u laat zien dat u de ontvangen reacties serieus neemt en deelnemers niet onnodig lang laat wachten
U kiest ervoor om de uitkomsten binnen twee weken terug te koppelen. Dat is een realistische termijn wanneer u tijd nodig heeft om alle reacties zorgvuldig te beoordelen en af te wegen
U kiest voor een terugkoppeling binnen één maand. Wanneer een zorgvuldige beoordeling meer tijd vraagt, kan dit een passende termijn zijn. Informeer belanghebbenden hierover, zodat zij weten wanneer zij een reactie kunnen verwachten
Het is begrijpelijk dat u nog geen concrete termijn kunt noemen. Probeer vóór de start van de participatie wel een realistische planning te maken. Zo weten deelnemers wanneer zij een terugkoppeling kunnen verwachten

Informeer belanghebbenden tijdig en duidelijk. Leg daarbij uit:

  • wat het initiatief inhoudt;
  • waarom het wordt uitgevoerd;
  • welke gevolgen zij eventueel kunnen ervaren;
  • bij wie zij terecht kunnen met vragen.

Zorg er ook voor dat belanghebbenden weten bij wie zij terecht kunnen met vragen.