Verantwoording subsidie

Heeft u subsidie ontvangen voor uw activiteiten? Dan bent u meestal verplicht om een verzoek tot verantwoording in te dienen. Subsidies van € 5000,- of meer moet u in ieder geval verantwoorden. Voor jaarsubsidies dient u de verantwoording uiterlijk 1 juni na afloop van het betrokken jaar in. Voor incidentele subsidies doet u dit uiterlijk acht weken nadat de laatste activiteit heeft plaatsgevonden. Er zijn wel uitzonderingen. Afhankelijk van de bepalingen, opgenomen in de per beleidsveld verschillende subsidieregelingen, kunnen bepaalde subsidies direct worden vastgesteld. In die gevallen hoeft u geen verzoek tot verantwoording in te dienen.

Verzoeken via e-mail worden als NIET officieel verzoek beschouwd.

Welke informatie voegt u bij uw aanvraag?

U heeft van ons een subsidiebeschikking gekregen. Daarin staat dat u zich nog moet verantwoorden over het gebruik van het subsidiebedrag. Hier vindt u welke informatie u nodig heeft voor de verantwoording. Ook vragen wij u het volgende: 

  • Omschrijf welke resultaten u heeft behaald met de activiteiten.
  • Heeft u een activiteit niet (geheel) uitgevoerd? Geef een concrete toelichting waarom het niet is gelukt. 

Documenten en bewijsstukken aanleveren

Subsidie tot € 5.000,- verantwoorden

U hoeft alleen verantwoording af te leggen als dit in de verleningsbeschikking staat. U moet minimaal de volgende documenten aan deze vaststellingsaanvraag bijvoegen:

  • Een financieel verslag over de aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten.
  • Een verslag waarin u aantoont of de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht of niet.
  • Aanvullende bewijsstukken volgens de vereisten in de subsidiebeschikking .

Subsidie verantwoorden met een bedrag tussen de € 5.000,- en € 50.000,- 

Is het subsidiebedrag op basis van een specifieke subsidieregeling verleend?  Dan kunnen wij afwijkende of aanvullende specifieke gegevens voor de verantwoording vragen. Deze informatie staat vermeld in de verleningsbeschikking. Daarnaast kan het zijn dat aan de subsidieverleningen specifieke verplichtingen zijn verbonden waarover u achteraf verslag moet doen. Deze staan ook vermeld in de subsidiebeschikking. De verplichte documentatie voegt u toe aan de verantwoording. U kunt de documenten en aanvullende bewijsstukken uploaden in het formulier.

In ieder geval moet u de volgende documenten uploaden:

  • Een financieel verslag over de verrichte activiteiten, bestaande uit een overzicht van inkomsten en uitgaven.
  • Een activiteitenverslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. En in hoeverre de aangegeven doelen zijn gerealiseerd.

Subsidie verantwoorden bij een bedrag hoger dan € 50.000,-

Als het totaal ontvangen subsidiebedrag hoger is dan € 50.000,- moet u in ieder geval de volgende documenten uploaden:

  • Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht. En waarin u aangeeft in hoeverre de beoogde doelstellingen zijn gehaald.
  • Een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening).
  • Een accountantsverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant, als deze vereiste in de subsidiebeschikking is opgenomen.

Daarnaast kan het zijn dat aan de subsidieverlening specifieke verplichtingen zijn verbonden waarover u achteraf verslag moet doen. Het kan ook zijn dat aan u is gevraagd om bepaalde bewijsstukken achteraf in het kader van de vaststelling van de subsidie voor te leggen. Dit staat dan vermeld in de subsidiebeschikking die u heeft ontvangen. De verplichte documentatie voegt u toe aan deze aanvraag. U kunt de documenten en aanvullende bewijsstukken uploaden via de uploadfunctie 'verslaglegging over verplichtingen'.

Tussentijdse verantwoording bij meerjarige subsidiebeschikking

In de verleningsbeschikking staat vermeld op welke manier u als subsidieontvanger tussentijds verantwoording moet afleggen.

Waarop is uw subsidie gebaseerd?

De subsidie is gebaseerd op de Algemene subsidieverordening Edam-Volendam of op een van de nadere regels. In deze documenten vindt u de termijnen en alles wat u moet meesturen voor uw verantwoording. Dit staat ook allemaal in de beschikking die u van ons krijgt. Het kan zijn dat er voor uw verantwoording andere voorwaarden gelden. 

Subsidieregeling

Of en wanneer u een verzoek tot verantwoording moet indienen vindt u via de subsidieregeling. Een vaststellingsverzoek moet altijd voorzien zijn van aanvullende informatie. De informatie kan verschillen per beleidsterrein.

LET OP! We houden regelmatig steekproeven om te controleren of de activiteiten hebben plaatsgevonden.