Evenement organiseren

  • Wat is het?

    Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Wilt u in de gemeente Edam-Volendam een evenement op straat of in een gebouw organiseren, zoals een braderie, wegwedstrijd of  popconcert? Dan heeft u meestal een evenementenvergunning nodig, maar soms is een melding bij de gemeente voldoende.

    Het doen van een melding kunt u doen via het formulier 'Melding evenement' en het aanvragen van een vergunning kunt u doen via het formulier 'Aanvraag evenementenvergunning'. Een melding of aanvraag kan zowel digitaal als in papieren vorm worden gedaan.

    Aanvraag evenementenvergunning, DigiD   

    Aanvraag evenementenvergunning, afdrukformulier

    Melding evenement, DigiD                       

    Melding evenement, afdrukformulier     

    Melding brandveiligheid en basishulpverlening tijdelijke gebruiksruimte, afdrukformulier

    Voordelen DigiD formulieren:

    • u hoeft uw naw-gegevens niet meer in te vullen, dit wordt automatisch gedaan;
    • het formulier komt meteen binnen bij de gemeente, terwijl u een afdrukformulier nog zelf moet afdrukken en verzenden naar de gemeente.

  • Wat moet ik doen?

    Evenementenkalender: maak uw evenement voor 1 november bekend

    De gemeente stelt jaarlijks een kalender op met daarin alle evenementen die dat jaar plaatsvinden. Zo kan de beschikbare inzet van de hulpdiensten in een vroegtijdig stadium worden afgestemd. Daarnaast wordt duidelijk welke risico’s een evenement oplevert en kunnen passende maatregelen worden genomen om de veiligheid te waarborgen.

    Organisatoren wordt daarom verzocht voor 1 november in het voorafgaande jaar waarin het evenement moet plaatsvinden een plaats te reserveren op de evenementenkalender. Deze evenementenkalender is voor een ieder te raadplegen op de website van de gemeente.

    Een vermelding op de evenementenkalender wil niet zeggen dat ook een vergunning is/wordt verleend om het evenement te mogen organiseren/houden.

  • Hoe werkt het?

    Wanneer melding?

    Kleine eenvoudige evenementen kunt u in Edam-Volendam melden via het meldingsformulier. U heeft dan geen vergunning nodig, maar u heeft een meldingsplicht. De melding dient u minimaal 3 weken voorafgaand aan het evenement te doen bij de burgemeester.  

    Indien u voldoet aan de volgende voorwaarden (vrijstellingsvoorwaarden) kunt u volstaan met een melding.  

    Uw evenement betreft een:

    - Zang-, dans, muziekuitvoering of andere culturele manifestatie in openbare gebouwen en/of kerken, of;

    - Wandel- en  skeelertochten, voor zover verkeersregelaars worden ingezet, verwijzingsborden worden aangebracht, de paden en wegen en de onmiddellijke omgeving ervan direct na afloop van het evenement terug in de oorspronkelijke staat worden gebracht, voor zover geen sprake is van wegafsluitingen / omleidingen en voor zover toestemming is verkregen voor het gebruik van de gronden van de rechthebbende of;

    - Fanfare optochten, voor zover er geen wegen c.q. straten worden afgesloten en de veiligheid van het verkeer niet in het gevaar komt;

    - Nationale dodenherdenking op 4 mei, de sacramentsprocessie(s) en de Sint Maartenoptocht voor zover, bij het lopen van een route, wordt voorzien in een begeleiding door verkeersregelaars of;

    - Eendaagse evenementen, indien het evenement een barbecue of straatfeest in de openlucht betreft, en:

    • het feest niet commercieel is;
    • het aantal bezoekers niet meer bedraagt dan 50 personen;
    • het evenement tussen 08.00 en 22.00 uur plaatsvindt;
    • niet langer dan tot 22.00 uur muziek ten gehore wordt gebracht en de maximale geluidsbelasting niet meer dan 75 dB(A) bedraagt;
    • het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad, of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
    • slechts kleine objecten worden geplaatst; 
    • bij het evenement geen etens- of drinkwaren worden verkocht;
    • er een organisator is en deze zorg draagt voor het schoonmaken van het terrein na afloop van het evenement;
    • de organisator aansprakelijk is voor schade aan gemeente-eigendommen.

    Bovenstaande is uitsluitend van kracht voor zover de evenementen plaatsvinden tussen 06.00 en 22.00 uur, tenzij anders is bepaald.

    Vergunning nodig

    Indien uw evenement niet aan de vrijstellingsvoorwaarden voldoet is een vergunning verplicht.

    Naast het indienen van het formulier 'Aanvraag evenementenvergunning'  moet u eventueel ook andere documenten meesturen, zoals een situatietekening, draaiboek of veiligheidsplan. Dat is afhankelijk van het soort en omvang van het evenement als ook de aard van de activiteiten tijdens het evenement. De aanvraag kan zowel digitaal als in papieren vorm worden ingediend.

    Er kunnen aan de vergunning voorschriften worden verbonden ter regulering van het evenement bijvoorbeeld met betrekking tot plaats en tijdstip, openbare orde, (brand)veiligheid, technische voorzieningen, voorkoming van ernstige hinder voor toeschouwers en derden en in belang van het verkeer.

    Het kan zijn dat u voor uw evenement nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een ontheffing voor het mogen schenken van zwak alcoholische drank, een terrasvergunning of een tijdelijke gebruiksvergunning. Dit is afhankelijk van hoe u het evenement organiseert.

    Bezwaar maken

    Binnen zes weken na verzending/uitreiking van het besluit kunnen belanghebbenden een bezwaarschrift indienen bij de burgemeester van Edam-Volendam.

  • Hoe lang duurt het?

    In het algemeen moet u een vergunningaanvraag minimaal acht weken bij kleine, en zes maanden bij grote evenementen indienen voordat u de vergunning wenst te gebruiken.

    Indien het een meldingsplichtig evenement betreft dan dient de organisator deze tenminste 3 weken voorafgaand aan het evenement te melden bij de burgemeester.

  • Kosten

    Aan een melding van een evenement of een evenementenvergunning zijn geen kosten verbonden. Indien u andere vergunningen of ontheffingen ten behoeve van uw evenement nodig heeft kunnen hier wel leges aan zijn verbonden.

  • Verwijzingen/meer informatie

  • Veel gestelde vragen

  • Aanvullende informatie

    Veiligheidsplan voor uw evenement

    Doel veiligheidsplan

    Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daarop treft. Belangrijk is daarin dat rollen, taken en verantwoordelijkheden helder en eenduidig zijn beschreven. In geval van een incident heeft u alvast nagedacht over de bestrijding, met het doel de impact en het leed te beperken.

    Wanneer moet ik een veiligheidsplan indienen?

    Of u voor uw evenement een veiligheidsplan nodig heeft wordt bepaald aan de hand van een door de gemeente uitgevoerde risicoscan. Deze scan richt zich op het activiteiten-, publieks- en ruimtelijk profiel van het evenement.

    Indien, voor zowel gemeente als hulpverleningsdiensten, de uitkomst van de risicoscan aanleiding geeft dat u een veiligheidsplan moet aanleveren wordt u daarover schriftelijk in kennis gesteld.

    Formats model veiligheidsplan en handleiding

    Model Veiligheidsplan 2015
    Model Veiligheidsplan 2015 handleiding